Que vous soyez salarié ou manager, l’entretien annuel appelé aussi entretien annuel d’évaluation est un rendez-vous incontournable dans l’année. Il permet d’échanger individuellement, de faire le point sur la période écoulée, d’évaluer les compétences et de donner de la vision sur l’avenir. Au-delà d’être un outil de pilotage pour mesurer les aptitudes professionnelles, c’est un acte de management. Il fait partie des dispositifs de gestion carrière alors il ne s’improvise pas ! Voici nos clés pour vous aider à préparer et réussir au mieux vos entretiens.
Attention à ne pas confondre entretien annuel et entretien professionnel. Contrairement à l’entretien annuel, l’entretien professionnel est un entretien obligatoire, entre l’employeur et le salarié, à réaliser tous les deux ans. C’est un moment exclusivement consacré à l’échange sur l’évolution professionnelle du salarié et les éventuelles formations qui peuvent y contribuer.
1. préparez-vous
Pour que l’entretien annuel soit productif, il se prépare des deux côtés.
· En tant que manager, veillez à programmer le rendez-vous et informer le collaborateur au minimum une semaine à l’avance en lui précisant la date, l’heure et le lieu du rendez-vous. Privilégiez un endroit calme et fermé qui garantit la confidentialité de vos échanges. Prenez le temps de préparer l’entretien à l’aide de la grille d’évaluation pour être au clair et prévoir les points à aborder avec votre collaborateur.
· En tant que salarié, prenez un instant pour préparer attentivement votre entretien à l’aide de la grille d’évaluation qui vous sera transmise. Cela vous permettra de ne rien oublier, de vous préparer aux questions et de réfléchir à des éléments concrets et factuels à exposer. Une bonne préparation vous aidera à être plus confiant pour votre entretien. Même si vous vous sentez à l’aise, ne faites pas l’impasse sur cette étape puisqu’un entretien préparé se ressent et montre votre implication.
Vous préparez, chacun de votre côté, les éléments qui constitueront votre base d’échange.
Les objectifs de cet exercice de préparation :
1. Préparer le bilan de l’année écoulée : événements marquants, réussites, difficultés… ;
2. Evaluer les compétences : connaissances (savoirs), compétences techniques (savoir-faire) et compétences comportementales (savoir-être) ;
3. Mesurer la performance globale durant l’année et l’atteinte des objectifs fixés l’année précédente ;
4. Préparer l’avenir en vous interrogeant sur les objectifs, les projets, les attentes et besoins ;
5. Argumenter les actions que vous souhaitez suggérer (formation, bilan de compétences, mobilité…).
Exemples de questions à vous poser :
Sur l’année écoulée, quels ont été les faits marquants ? Quelles ont été les réalisations ? Est-ce que des difficultés ont été perçues ? Les objectifs fixés l’année dernière ont-ils été atteints ? Quelles sont les compétences et les niveaux de maitrise ? Qu’est-ce que j’attends (du collaborateur ou de l’entreprise) pour cette nouvelle année ?
2. Envisagez ce moment étant comme un levier pour progresser ensemble !
manager : je conduis l’entretien avec bienveillance
1. J’instaure un climat de confiance
Pour que votre collaborateur se sente en confiance, créez un climat propice aux échanges et mettez-le à l’aise dès le début de l’entretien. Privilégiez un accueil chaleureux et introduisez le rendez-vous en rappelant les objectifs et les points qui seront abordés. Puisque ce temps est totalement dédié au collaborateur, veillez à couper votre téléphone, à ne pas consultez pas vos mails et à refuser les sollicitions extérieures durant l’entretien.
2. Je pratique l’écoute active
Bilan de l’année écoulée, réussites, difficultés, auto-évaluation, attentes et vision sur l’avenir… Impliquez le collaborateur et faite-le s’exprimer en premier. Soyez attentif à ses propos, écoutez-le et questionnez-le. Afin d’éviter les mauvaises interprétations, pensez à bien reformuler. Veillez à ne pas excéder plus de 2h d’entretiens sans pour autant presser votre interlocuteur. Si un sujet mérite plus de temps, vous pouvez programmer un autre rendez-vous qui lui sera dédié.
3. J’exprime mon feedback
Il est important que le collaborateur puisse avoir votre retour. Après chacune de ses interventions, donnez, vous aussi, votre vision sur chacun des points abordés. Vous pouvez vous appuyez sur la méthode OSCAR :
· Observation : parlez d’un fait que vous avez observé
· Spécifique : concentrez-vous sur une situation précise
· Conséquence : exposez les conséquences engendrées par cette situation
· Alternative : proposez une alternative à la situation observée
· Résultat : présentez le résultat positif que cette alternative aurait pu engendrer
Tout en accompagnant son développement sur ses axes de progrès, soulignez et valorisez le travail du collaborateur. Profitez de ce temps d’échange pour reconnaitre les atouts et féliciter les succès.
4. Je complète conjointement la grille d’évaluation
Vous orientez l’entretien mais veillez à ne pas prendre de décision unilatérale. La grille d’évaluation est complétée ensemble et au fur et à mesure de l’échange. Elle vous sert de repère afin de ne pas faire l’impasse sur un sujet et fera également office de compte-rendu à l’issu de l’entretien.
5. Je synthétise l’entretien
A la fin de l’échange, terminez sur une note positive, rappelez les points principaux qui ont été évoqués en prenant le soin de mettre en valeur les bonnes performances du collaborateur. Rappelez les engagement pris par chacun et demandez au collaborateur s’il a des questions. Vous signez la grille d’évaluation/compte-rendu et la remettez au collaborateur en lui laissant un délai de réflexion pour relecture avant sa signature.
salarié : je suis acteur de mon entretien
1. Je suis objectif
Avoir un regard honnête sur son travail est aussi l’assurance d’un entretien annuel réussi alors, en vous appuyant sur des faits et exemples précis, exposez à votre manager les actions réalisées, réussites et difficultés rencontrées. N’ayez pas honte de ces difficultés et exprimez-les. C’est l’occasion de trouver ensemble des solutions pour vous améliorer ou améliorer votre environnement. Attention à ne pas vous focaliser uniquement sur les échecs. Restez modeste sans vous dévaloriser. Ayez conscience de vos atouts et mettez en avant vos réussites et réalisations. Savoir qui l’on est et être conscient de ses résultats peut paraitre difficile. C’est pourquoi, une bonne préparation en amont est essentielle pour porter un regard rétrospectif sur vous et l’année écoulée.
2. Je me montre force de propositions
Prenez réellement part à votre entretien en suggérant des solutions. Le but de cet échange étant également de penser l’avenir, faite part de vos idées pour co-définir vos objectifs, co-constuire le plan d’actions et participer au bon développement de l’entreprise. Votre proactivité sera fortement appréciée par votre hiérarchie et permettra de montrer que vous avez un vrai regard sur votre poste et l’entreprise.
3. J’exprime mes besoins
Si vous avez des souhaits pour l’avenir, l’entretien annuel est le moment idéal pour en parler alors n’hésitez pas à soumettre votre envie d’évoluer, de vous former ou encore de progresser dans l’entreprise. Avoir préparé votre entretien en amont vous permettra d’argumenter vos souhaits pour mettre toutes les chances de votre côté.
4. J’exprime mon ressenti
Ne considérez pas l’entretien annuel uniquement comme une évaluation. C’est le moment idéal pour vous exprimer auprès de votre manager. Si vous vous sentez en difficultés dans le poste, l’équipe ou l’entreprise, parlez-en. Votre manager pourra vous aider et vous pourrez également lui faire part de propositions à mettre en place pour améliorer votre qualité de vie au travail. Si vous en ressentez le besoin, sollicitez votre manager pour faire un point avec lui sans attendre votre entretien annuel.
5. Je reste professionnel
Pour créer de bonnes conditions en entretien, adoptez la bonne posture. Restez vous-même tout en vous montrant concerné et intéressé. Une attitude ouverte et positive représente la meilleure chance pour être entendu contrairement à une attitude de retrait qui donnera une impression de détachement.
Si vous êtes en désaccord ou ne comprenez pas une remarque, exprimez-vous calmement. Soyez positif et voyez le bon côté des choses. Retenez les éléments positifs sur lesquels capitaliser tout en acceptant les critiques constructives. Celles-ci sont nécessaires pour nous améliorer et avoir une approche différente de notre travail. Les comprendre et les accepter démontrent de notre capacité à nous remettre en questions. Profitez-en pour réfléchir avec votre manager sur les moyens à mettre en œuvre. Gardez également à l’esprit qu’aucune remarque ne sera faite dans une mauvaise intention. Il s’agit seulement d’un avis professionnel que l’on vous donne. Si vous ne trouvez pas de terrain d’entente, ne vous fermez pas. Exposez votre point de vue tout en écoutant et comprenant celui de votre interlocuteur. Suite au compte-rendu, n’hésitez pas à demander un délai de réflexion supplémentaire si nécessaire afin de prendre du recul.
3. et après ?
Une fois l’entretien passé, le salarié transmet le compte-rendu qu’il aura relu et signé (si cela n’a pas été fait le jour de l’entretien). Le manager le transmet au service RH car c’est un outil qui participe à la bonne gestion prévisionnelle des emplois et des compétences. Ce document est également à conserver par le salarié et le manager. Il permet de suivre le plan d’actions et préparer votre prochain entretien.
Ne considérez pas cet entretien comme le seul et unique temps d’échange. Dans une démarche d’amélioration continue, maintenez des points réguliers pour suivre le plan d’actions et l’avancée des objectifs. Nouveau projet d’entreprise, changement d’orientation stratégique, obstacles, difficultés rencontrées… Au cours de l’année, des événements peuvent nécessiter de vous revoir afin de réajuster les attendus ou de vous assurer des moyens mis à disposition.
Au-delà du suivi, échangez régulièrement montre votre implication. En tant que salarié, vous pourrez démontrer que vous prenez en compte et mettez en application les recommandations qui vous ont été faites lors de l’entretien. En tant que manager, vous pourrez montrer votre intérêt pour votre collaborateur, l’encourager et lui faire sentir qu’il est une partie prenante dans la réussite des projets de l’entreprise.
L’efficacité des entretiens individuels repose fortement sur la préparation et votre capacité à adapter votre posture. Une bonne écoute de l’autre et une attitude constructive vous permettront de créer de bonnes conditions pour un tête-à-tête gagnant.